Saya Ingin (FAQ)

Salah satu fasilitas IT dasar yang dapat digunakan oleh seluruh Civitas Akademik Universitas Indonesia yang masih aktif adalah fasilitas email dengan domain @ui.ac.id. Username dari email UI ini adalah username pada akun SSO UI. Sehingga username dan password email sama dengan username dan password SSO UI yang dimiliki oleh masing-masing Civitas Akademik UI. Perlu diingat bahwa email hanya dapat diakses oleh akun SSO UI yang passwordnya telah diubah maksimal dalam 6 bulan. Bagi akun SSO UI yang passwordnya belum dirubah lebih dari 6 bulan, tidak dapat mengakses layanan email UI.

Cara Mengakses Layanan Email UI

Untuk mengakses email UI, kamu dapat menggunakan dua cara. Cara pertama yaitu dengan mengakses halaman https://webmail.ui.ac.id melalui aplikasi browser. Saat pertama kali mengakses halaman webmail ini, kamu akan diminta untuk memasukkan username dan password SSO UI kamu. Bila berhasil login, kamu bisa langsung menggunakan email UI untuk mengirim dan menerima email.

Cara kedua yaitu dengan menggunakan aplikasi client email seperti Microsoft Outlook atau Mozilla Thunderbird. DTD telah menggunakan protokol enkripsi SSL 3.0 dan TLS 1.0 untuk melindungi koneksi dari email server ke aplikasi client email. Adapun konfigurasi umum untuk menghubungkan aplikasi client email dengan email server UI adalah sebagai berikut: 

Pada tabel konfigurasi email client di atas, dapat dilihat bahwa email UI menggunakan dua domain yang berbeda untuk koneksi incoming dan outgoing. 

Di dalam arsitektur surel, ada dua server yang digunakan. Yang pertama adalah server untuk menampung surat masuk atau yang disebut dengan Incoming Server. Lalu, untuk mengirim digunakan sebuah server yang berbeda yang disebut dengan Outgoing Server. Kedua server ini menggunakan protokol yang berbeda. 

Koneksi Incoming

Koneksi incoming digunakan untuk menampung email yang masuk. Pada koneksi incoming ini, UI menggunakan dua buah protokol populer yakni IMAP dan POP3.  

Apakah yang membedakan keduanya?  

POP3 memperlakukan email server seperti sebuah penampungan sementara (antrean/queue). Ketika klien terhubung ke email server, pesan yang ada di email server akan diunduh dari perangkat kamu. Itu sebabnya, setiap pesan yang diunduh hilang dari email server. Tentu saja, dengan penyesuaian konfigurasi dari aplikasi client email, POP3 dapat mempertahankan email-email yang diunduh di server. 

Berbeda dengan POP3, IMAP memperlakukan email server sebagai sebuah direktori/folder. Pesan-pesan yang ada di email server diakses seperti layaknya seperti berkas. Berbeda dari sistem berkas, setiap pesan dapat ditandai sehingga ketika terbaca, pesan ditandai telah terbaca. 

Koneksi Outgoing 

UI menggunakan protokol de facto SMTP untuk mengirimkan email. 

Untuk mendukung aktifitas Civitas Akademik Universitas Indonesia, DTD menyediakan layanan Office 365 yang mencakup aplikasi Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook dan Microsoft OneDrive. Tidak terbatas pada aplikasi yang telah disebutkan, lisensi Office 365 yang dimiliki DTD juga mencakup layanan-layanan Microsoft lain yang populer seperti Microsoft Teams, Microsoft OneDrive (dengan kapasitas 1 TeraByte) dan lain-lain. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menggunakan layanan Office 365.

Langkah 1: Pendaftaran Akun Office 365 

Sebelum menggunakan layanan Office 365, kamu diwajibkan untuk melakukan proses pendaftaran. Pendaftaran Office 365 dapat dilakukan dengan mengklik form di link ini. Isi form sesuai dengan informasi yang diminta. Untuk informasi SSO UI, cukup memasukkan username tanpa diikuti @ui.ac.id. Bila berhasil melakukan pendaftaran, tunggu sekitar 5 menit untuk proses propagasi lisensi. Setelah itu, kamu sudah dapat mulai menggunakan Office 365. 

Langkah 2: Login ke Office 365 dan Menggunakan Aplikasi Desktop

Bila proses pendaftaran telah berhasil, kamu sudah mulai dapat menggunakan layanan Office 365. Hal ini dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Menggunakan aplikasi browser, buka halaman url https://office365.ui.ac.id
2. akan muncul halaman login SSO UI 
3. masukkan username akun UI (tanpa akhiran @ui.ac.id atau @office.ui.ac.id) 
4. masukkan password akun UI Anda 

Menggunakan aplikasi desktop (Microsoft Office, Microsoft Teams, dll.) 

1. pilih Sign-in di aplikasi 
2. masukkan username akun UI Anda ditambah dengan akhiran @office.ui.ac.id (username@office.ui.ac.id) 
3. aplikasi akan menampilkan halaman login SSO UI 
4. masukkan username akun SSO UI kamu (tanpa akhiran @ui.ac.id atau @office.ui.ac.id) 
5. masukkan password akun SSO UI kamu. 

Office 365 
Bekerja sama pada satu file di beberapa perangkat dan lihat perubahan saat terjadi. Siapa pun dapat berkolaborasi dan menulis bersama dokumen dengan Microsoft 365. Adapun lengkapnya dapat mengunjungi laman Mulai dengan Office 365.   

Adobe Creative Cloud 
Civitas UI dapat menggunakan aplikasi kreator dan desain grafis dalam satu solusi. Mahasiswa dan Dosen dapat menggunakan PC laboratorium yang sudah di diinstalkan Adobe Creative Cloud. Bagi Tendik dan dosen yang memerlukan solusi dari Adobe Creative Cloud dapat mengajukan permintaan dari unit atau departemen fakultas Nota Dinas yang ditujukan ke DTD. 

Zoom Meeting 

Penggunaan web conference , webinar dan rapat secara daring dapat mengandalkan Zoom Meeting  yang telah dilanggan. Silahkan login menggunakan Akun UI untuk menggunakannya. Jika ada keluhan dapat menghubungi Helpdesk DTD 

Cloud Repositori 

Onedrive 
merupakan layanan penyimpanan daring yang disediakan Microsoft Office 365 yang kita langgan.

Pastikan Anda menggunakan fasilitas Microsoft Onedrive secara bijak dengan menggunakannya untuk keperluan akademik dan administrasi. 

Files.ui.ac.id

Merupakan layanan penyimpanan daring yang disediakan DTD dari seafiles yang di kelola di data center UI. Penggunaan dari repository files.ui.ac.id lebih diperuntukan untuk unit dan departemen. Silahkan mengajukan permintaan dari unit atau departemen fakultas Nota Dinas yang ditujukan ke DTD. 

Upload .ui.ac.id

Fasilitas files sharing dengan kapasitas s.d 30GB, keamanan tautan yang dapat dibagikan dapat diproteksi menggunakan sandi keamanan yang dikelola pengguna. Tautan files sharing akan automasi hilang setelah 365 hari. 

Untuk mendukung produktifitas Civitas Akademik Universitas Indonesia, DTD telah menyediakan layanan IT yang memungkinkan Civitas Akademik UI untuk bekerja dari mana saja di luar kampus UI. Berikut panduan kepada Civitas Akademik UI untuk dapat terus produktif walau berada di luar kampus UI.

Siapkan lingkungan kerja jarak jauh. 

• Pastikan kamu telah memiliki perangkat komputer dengan sistem operasi yang terbaru serta memiliki webcam dan mikrofon yang berfungsi dengan baik. 
• Pastikan kamu memiliki akses internet berkecepatan tinggi di lokasi yang kamu jadikan tempat kerja. Gunakan alat seperti speedtest.net atau alat pendukung penyedia internet kamu untuk mengidentifikasi apakah kecepatan koneksi kamu memenuhi persyaratan minimum layanan IT yang akan digunakan.
• Jika kamu tidak memiliki akses internet di rumah, pertimbangkan untuk membeli paket internet selular atau provider internet.  

Bekerja dengan aman dari lingkungan jarak jauh Anda 

Bekerja dari mana saja juga rentan dengan masalah keamanan komputer. Karena itu, kamu wajib melindungi perangkat yang kamu gunakan. Pastikan perangkat memiliki sistem operasi terbaru yang didukung oleh vendor dan semua update telah diterapkan.  

• Memastikan aplikasi perangkat lunak mutakhir;  
• Aktifkan pembaruan otomatis.  
• Instal dan pertahankan perangkat lunak anti-virus (termasuk untuk Mac).  
• Lakukan pencadangan rutin. 

Amankan WiFi rumah kamu. Pastikan firmware router kamu telah diperbaharui, selalu gunakan kata sandi yang kuat, dan enkripsi WPA2 telah diaktifkan untuk jaringan WiFi rumah kamu. 

Praktikkan konferensi video yang aman. Gunakan alat yang sudah kami rekomendasikan. Ikuti langkah-langkah keamanan yang disarankan. Waspadai orang lain di rumah kamu, termasuk asisten digital, selama konferensi untuk melindungi data rahasia. Kunci layar saat kamu tidak menggunakan komputer. 

Lindungi diri kamu dan informasi kamu dengan berhati-hati saat membuka email dan lampiran. Berhati-hatilah, khususnya, terhadap serangan phishing dan juga penipuan yang mencoba menipu kamu agar memberikan donasi atau mengungkapkan informasi sensitif kepada organisasi atau penyebab penipuan. 

Virtual Private Network UI 

Bagi Civitas Akademik UI khususnya tenaga kependidikan yang membutuhkan akses aman ke sumber daa komputasi yang ada di dalam jaringan UI, telah disediakan akses Virtual Private Network (VPN) UI. Akses VPN UI bisa didapatkan oleh Civitas Akademik UI dengan mengirim surat permintaan dari fakultas atau unit PAU yang ditujukan ke DTD.