Salah satu aktifitas yang dilakukan DTD adalah melakukan perencanaan dan menyusun kebijakan TI di lingkungan Universitas Indonesia. Perencanaan TI disusun sebagai sinergi antara strategi bisnis Universitas Indonesia dengan trend teknologi saat ini. Dengan sinergi diharapkan teknologi IT dapat memberi nilai tambah yang sejalan dengan Visi dan Misi Universitas Indonesia. Perencanaan TI di lingkungan Universitas Indonesia saat ini dituangkan dalam sebuah IT Master Plan yang saat ini berlaku dari tahun 2025 hingga 2029.
Untuk menajalankan tugas Perencanaan dan Kebijakan TI, dibentuk unit Perencanaan dan Tata Kelola TI yang didalamnya didukung oleh tiga spesialis yaitu:
yang tugas utamanya adalah menyusun strategi IT secara global, menjamin implementasi dari strategi IT telah sesuai dengan strategi bisnis dan Visi Misi Universitas Indonesia, meyiapkan IT Enterprise Architecture serta memastikan interoperabilitas dan integrasi dari seluruh sistem IT di lingkungan UI.
yang tugas utamanya adalah mengkoordinir dan mengawasi tata kelola IT yang berjalan di lingkungan UI, memastikan layanan IT berjalan sesuai Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati, memastikan aspek keamanan infrastruktur dan aplikasi IT dan menginventaris aset IT dan data digital di lingkungan UI.
yang tugas utamanya adalah mengintegrasikan dan menyelaraskan semua proyek IT, memberikan rekomendasi proyek yang akan diimplementasi baik di jangka pendek, menengah maupun panjang serta melakukan evaluasi dan analisis terhadap proyek yang dilaksanakan.
Tata Kelola TI adalah proses yang digunakan untuk memantau dan mengendalikan keputusan terkait kapabilitas teknologi informasi agar memberikan nilai kepada pemangku kepentingan utama dalam organisasi. Fokusnya adalah memastikan penggunaan TI yang efektif dan efisien untuk mendukung pencapaian tujuan bisnis, mengelola risiko, dan menjaga kepatuhan terhadap regulasi. Tata kelola ini mencakup struktur, peran, dan mekanisme pengambilan keputusan yang jelas.
Strategi TI adalah pendekatan atau rencana jangka panjang untuk menciptakan dan menyelaraskan kapabilitas TI dengan kebutuhan bisnis secara berkelanjutan. Tujuannya adalah memaksimalkan nilai bisnis melalui pemanfaatan TI, mengurangi risiko, dan mendukung inovasi. Strategi ini biasanya dituangkan dalam Rencana Strategis TI yang mencakup langkah-langkah, hasil yang diharapkan, dan garis waktu implementasi.
Kebijakan TI adalah seperangkat pedoman, prinsip, dan aturan yang mengatur penggunaan serta pengembangan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau negara. Kebijakan ini mencakup aspek infrastruktur, keamanan informasi, aksesibilitas, dan pengembangan sumber daya manusia. Tujuannya adalah menciptakan lingkungan yang mendukung inovasi, efisiensi, dan pertumbuhan melalui pemanfaatan teknologi.