Era digital menuntut institusi pendidikan tinggi untuk bertransformasi, meninggalkan praktik administrasi manual yang seringkali memakan waktu, biaya, dan rentan terhadap inefisiensi. Universitas Indonesia (UI) telah mengambil langkah maju yang signifikan dalam mewujudkan e-Government kampus melalui implementasi
e-sign dirancang untuk menyederhanakan alur kerja korespondensi di seluruh unit kerja UI, mulai dari tingkat fakultas hingga pusat-pusat administrasi. Sebelum adanya e-sign , proses persuratan sering terkendala masalah:
Inefisiensi waktu: Diperlukan proses cetak, tanda tangan fisik, pindai (scan), dan distribusi ulang.
Keterlambatan pengesahan: Khususnya saat pimpinan sedang bertugas di luar kampus.
Penggunaan kertas: Menyebabkan pemborosan anggaran dan tidak ramah lingkungan (paperless).
e-sign menjawab tantangan ini dengan menghadirkan platform digital yang mendukung penciptaan, pengesahan, dan distribusi naskah dinas, termasuk Nota Dinas dan Surat Dinas, secara sepenuhnya elektronik.
